EXECUTIVE ASSISTANT ALLA PRESIDENZA

Fondazione Il Porto dei piccoli – ETS | Genova

Fondazione Il Porto dei piccoli – ETS ricerca una figura di Executive Assistant alla Presidenza da inserire presso la sede di Genova.

Cerchiamo una persona organizzata, affidabile e capace di lavorare con grande discrezione, che affianchi direttamente la Presidente nella gestione quotidiana delle priorità e rappresenti un punto di raccordo efficace tra Presidenza, staff interno, referenti dei progetti, partner e interlocutori esterni.

La figura entrerà a far parte della nuova struttura organizzativa della Fondazione e avrà un ruolo importante nel rendere più fluidi i processi decisionali, il passaggio delle informazioni e il monitoraggio delle attività concordate.

Avrà inoltre il compito di coordinare le altre due risorse di supporto alla Presidenza, organizzandone attività, priorità e flussi di lavoro in raccordo con la Presidente.

Principali responsabilità

La persona selezionata si occuperà in particolare di:

• gestione e organizzazione dell’agenda della Presidente;
• pianificazione di appuntamenti, riunioni, trasferte e incontri istituzionali;
• gestione delle priorità quotidiane e supporto nell’organizzazione del lavoro della Presidenza;
• coordinamento operativo delle altre due risorse di supporto alla Presidenza, con assegnazione e monitoraggio delle attività concordate;
• organizzazione del lavoro del piccolo staff di Presidenza, favorendo una distribuzione chiara delle responsabilità ed evitando sovrapposizioni o dispersioni;
• verifica delle scadenze, delle attività aperte e dei follow-up affidati alle risorse coordinate;
• preparazione delle riunioni, raccolta preventiva dei materiali necessari e predisposizione degli ordini del giorno;
• redazione di verbali, sintesi operative e follow-up delle decisioni assunte;
• monitoraggio delle attività assegnate durante le riunioni, delle relative scadenze e dei responsabili coinvolti;
• raccordo costante tra Presidenza e le diverse funzioni della Fondazione;
• coordinamento dei flussi informativi provenienti dai referenti dei progetti e dalle diverse aree dell’ufficio;
• supporto alla predisposizione di documenti, presentazioni, comunicazioni e materiali destinati a interlocutori interni ed esterni;
• gestione della corrispondenza della Presidenza e dei contatti con partner, aziende, istituzioni e stakeholder;
• supporto nell’organizzazione di incontri, eventi e momenti istituzionali;
• collaborazione con le figure dell’area comunicazione, amministrazione, progettazione, fundraising e con i referenti dei diversi progetti;
• gestione ordinata e riservata della documentazione della Presidenza;
• supporto alla Presidente nel mantenimento di una visione aggiornata delle principali attività, criticità, scadenze e decisioni aperte della Fondazione.

La persona che cerchiamo

Cerchiamo una figura con:

• esperienza precedente come Executive Assistant, Assistente di Direzione, Personal Assistant o in ruoli di coordinamento organizzativo;
• esperienza o attitudine al coordinamento di piccole risorse o team di supporto;
• capacità di assegnare priorità, monitorare le attività e garantire continuità nel lavoro delle persone coordinate;
• eccellenti capacità organizzative e di gestione delle priorità;
• capacità di lavorare contemporaneamente su più attività senza perdere il controllo delle scadenze;
• ottime capacità comunicative, relazionali e di scrittura;
• autonomia, precisione e forte senso di responsabilità;
• capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi, anche di livello istituzionale e aziendale;
• elevata discrezione e riservatezza;
• capacità di trasformare riunioni e indicazioni della Presidenza in attività operative, responsabilità e scadenze chiare;
• buona padronanza del pacchetto Microsoft Office e degli strumenti digitali di collaborazione;
• familiarità con Microsoft Teams e SharePoint o disponibilità ad acquisirla rapidamente;
• buona conoscenza della lingua inglese;
• disponibilità a eventuali trasferte.

Costituisce titolo preferenziale aver maturato esperienza nel Terzo Settore, in Fondazioni, organizzazioni non profit, aziende strutturate o realtà caratterizzate da una forte componente progettuale e istituzionale.

Caratteristiche personali

Per questo ruolo riteniamo particolarmente importanti:

• affidabilità;
• equilibrio;
• capacità di ascolto;
• autorevolezza relazionale;
• spirito di iniziativa;
• problem solving;
• capacità di anticipare le necessità;
• ordine e metodo;
• flessibilità;
• capacità di coordinare le persone in modo chiaro e collaborativo;
• capacità di lavorare in squadra mantenendo al tempo stesso autonomia e responsabilità nel proprio ruolo.

Cerchiamo una persona che sappia essere un vero punto di riferimento organizzativo per la Presidenza e per le risorse che lavorano a suo supporto, capace non solo di gestire l’agenda, ma anche di facilitare e coordinare il lavoro dell’intera struttura.

Sede

Genova

La presenza in sede costituisce una componente importante del ruolo, in considerazione del rapporto diretto con la Presidenza, con le risorse coordinate e con le diverse funzioni della Fondazione.

Candidatura

Per candidarsi è possibile inviare CV aggiornato e breve lettera di presentazione, indicando nell’oggetto:

“Candidatura Executive Assistant alla Presidenza”

Fondazione Il Porto dei piccoli – ETS