Ci siamo appena lasciati alle spalle un anno complesso dove ognuno di noi, recruiter e non, ha affrontato le sue piccole e grandi sfide quotidiane.

Abbiamo imparato a conoscere il remote working nei suoi vantaggi e svantaggi e siamo comunque riusciti a portare avanti i nostri progetti e obiettivi.

Abbiamo visto il mondo della selezione cambiare rapidamente per adattarsi al nuovo modo di lavorare e di creare relazione con il candidato. 

Tutto questo è successo online, mentre le nostre vite continuano ad essere reali nel chiuso delle nostre case. Via i colloqui di persona, via le pause caffè con i colleghi e i meeting in sala riunioni. Abbiamo riorganizzato le nostre giornate di lavoro in modo diverso, partendo proprio da una diversa gestione del tempo e delle modalità di relazione con i candidati. 

Esploriamo di seguito alcune lezioni apprese gestendo la selezione in remote working da portare con noi durante il nuovo anno di lavoro che ci aspetta.  

Costruisci un team di lavoro più forte e coeso

Con il lavoro da remoto, è cambiato prima di tutto il modo di lavorare in team. Se prima potevamo contare su relazioni di persona con i colleghi per affrontare insieme le sfide della giornata, con il remote working ci siamo ritrovati a lavorare da soli da casa, sfruttando video call, webinar e social network per soddisfare il nostro bisogno di socializzazione e di lavoro di squadra. 

Da una ricerca condotta da Oracle e Workplace Intelligence nel 2020, è emerso come il 25% dei lavoratori – come conseguenza dello smart o remote working – soffra di depressione da assenza di socializzazione, mentre il 14% avverte un forte senso di solitudine. Temi reali della nostra quotidianità in remote working che è possibile attenuare tramite l’uso della tecnologia. Se infatti i tool di condivisione che abbiamo imparato a utilizzare – come Trello, Slack, Teams ecc. – non possono sicuramente sostituire del tutto le nostre connessioni con le persone in ufficio, possono però attenuare il senso di isolamento che si avverte in mancanza di relazioni fisiche. 

Se non esistono infatti ricette giuste e definitive sul remote working, possiamo però dire che un buon modo per superare le sfide che questo comporta e raggiungere comunque gli obiettivi è contare su un team forte e coeso anche a distanza, continuando a investire sulle relazioni umane. Le piattaforme di condivisione, come Trello per esempio, ti supportano nel collaborare con i colleghi. Come? Facilitano la comunicazione, permettono di mappare i processi e di concentrare dati e informazioni relative al processo di recruiting in un unico spazio digitale, riducendo il numero di riunioni time consuming, di messaggi via email o whatsapp (con conseguente recupero di tempo extra da dedicare ad altre attività). Risultato: un team efficiente anche da remoto.

Fidati della tecnologia ma seleziona i tool più adatti alle esigenze del tuo team 

Il processo di Digital Transformation delle Risorse Umane e dei processi di selezione è già in atto – ne abbiamo parlato qui – e la crisi Covid-19 ha solo accelerato i processi di cambiamento.

La tecnologia può essere tua alleata nella valutazione dei candidati. Avere nella propria cassetta degli attrezzi più tool a disposizione non corrisponde però a essere più efficienti. Anzi, al contrario, spesso avere più strumenti a disposizione alimenta il caos e raddoppia il tempo necessario a trovare il dato o l’informazione che si sta cercando. 

È bene quindi affidarsi alla tecnologia scegliendo i tool e i software che più soddisfano le tue esigenze e quelle del tuo team. 

Parti dal farti le domande giuste: in quale aspetto del lavoro di selezione posso apportare dei miglioramenti? Quali aspetti del lavoro a distanza sarebbero facilitati dalla tecnologia? Ho il budget che mi serve per introdurre questo tool o software? Il mio team possiede internamente le giuste competenze per impiegarlo al meglio? 

Se siamo pronti a reinventare il nostro modo di fare selezione grazie alla tecnologia, un processo di assunzione totalmente online offre sicuramente molti vantaggi. Primo fra tutti, permette di rendere i processi più veloci abbattendo anche i costi.

Vediamo di seguito alcuni esempi di strumenti per facilitare la gestione della selezione da remoto: 

1. Introduzione di un ATS (Applicant Tracking System)

Attraverso di un software unico per la gestione del recruiting in tutte le fasi del processo potrai ridurre i tempi di screening dei CV e migliorare la relazione con il candidato, automatizzando molte delle attività di recruiting che sono operative. 

Ricerca semantica e killer questions sono soltanto due degli esempi di funzionalità base che un ATS può offrire: la prima permette di effettuare nel database di CV ricevuti una ricerca tramite parole chiave, individuando in poco tempo i CV che corrispondono alle tue esigenze; le killer questions sono invece uno strumento di pre-screening, domande preliminari a cui il candidato dovrà rispondere in fase di compilazione del form di application per verificare in modo automatizzato il possesso di uno o più requisiti. 

Un ATS, tra le altre funzioni, ti permette inoltre di gestire i dati e le metriche relative al processo di selezione e di aggiornare la normativa relativa a privacy e GDPR. Attraverso un ATS potrai concentrare tutte le informazioni da varie fonti in un unico spazio digitale condiviso con i colleghi. 

Ma attenzione: non tutti gli ATS sono adatti a tutte le organizzazioni. Assicurati di scegliere quello giusto per la tua in base al budget a disposizione e al grado di competenza del team. Infine, scegli un ATS che sia facilmente integrabile con terze parti e che possa quindi dialogare con altri strumenti online come il tuo career site, le job boards, i social network o altri strumenti di talent management e talent acquisition. 

2. Screening e Assessment virtuali

Il processo di selezione si sposta online anche in fase di valutazione del candidato. Alcuni strumenti online sono utili a gestire meglio i tempi e danno modo di incontrare più candidati in tempi rapidi, dedicando più tempo alla valutazione delle competenze e all’identificazione dei talenti più di alto potenziale. Vediamone alcuni:

• Piattaforme di Video Colloquio: esistono due tipologie di interviste video: sincrone e in differita (o asincrone). I colloqui in modalità sincrona sono incontri live e online con il candidato tramite piattaforme di video meeting come Google Hungouts, Microsoft Teams, Skype ecc. 

Le interviste in differita, invece, si riferiscono alla modalità in atto quando il candidato si collega autonomamente a una piattaforma registrando le risposte a domande preimpostate dal Recruiter che poi riceve la registrazione. Sono tool supportati spesso da sistemi di Intelligenza Artificiale in grado di produrre report di valutazione sul candidato e di analizzare anche il linguaggio non verbale. Quest’ultimo strumento deve considerarsi uno strumento di pre-screening che non sostituisce l’interazione reale con la persona. Va infatti usato per ruoli specifici o se si ha una grande quantità di candidature per giungere a una lista finale di candidati che soddisfano maggiormente le esigenze e a cui poi dedicare momenti live di maggiore approfondimento. 

• Tool di assessment e screening: gli strumenti online di Assessment permettono di simulare un contesto valutativo come nella vita reale sottoponendo i candidati a diverse tipologie di test e prove. Dai test di personalità fino ai test per valutare le abilità cognitive o tecniche, si tratta di strumenti che ci aiutano a predire le performance future del candidato e sono a supporto delle valutazioni fatte in fase di colloquio. Oltre ai test, è possibile grazie alle piattaforme di video meeting, organizzare Assessment online durante i quali i candidati possono misurarsi in prove simulate. Ricorda, in questo caso, di creare esperienze stimolanti e interattive attraverso presentazioni accattivanti, proiezione di video, quiz divertenti e sondaggi in diretta.  
• Gamification: si tratta di modalità di Assessment che utilizzano il concetto di “gioco” per creare situazioni valutative più stimolanti e divertenti per i candidati che al tempo stesso permettono ai recruiter di valutare le loro abilità trasversali o tecniche.
• Schede di valutazione e metriche condivise: un buon modo (almeno secondo noi) di facilitare il lavoro all’interno di un team di Recruiter è creare delle schede di valutazione e degli elenchi di domande in base alla skill da valutare, associate a delle metriche. Schede che possono essere condivise e costantemente aggiornate su piattaforme di collaborazione o integrate all’interno di un ATS. 

3. Employer Branding digitale 

• Eventi di recruiting online: si tratta dei career day in formato digitale, eventi per farsi conoscere e offrire ai candidati esperienze di candidatura in cui mettersi in gioco facendo un’esperienza di crescita. Molti eventi di recruiting online sfruttano i tool di gamification per rendere l’esperienza stimolante per il candidato. Lo stesso è immerso in una città digitale dove può seguire webinar formativi su diverse tematiche, incontrare i recruiter e le organizzazioni, lasciare il proprio CV. 
• Career Site: la sezione “Lavora con noi” del vostro sito è un’ottima vetrina per mostrare non soltanto le opportunità di lavoro che offrite ma anche per raccontare la vostra identità come employer. Come? Attraverso contenuti come video, testimonianze delle persone che lavorano già con noi, immagini e testi rivolti ai candidati. Una comunicazione autentica e trasparente circa le opportunità, l’ambiente di lavoro e le modalità di selezione premia l’employer brand: in questo modo, si attraggono i candidati più in linea con i valori organizzativi. Se non avete ancora una sezione del vostro sito dedicato a questo, Job4good vi offre la possibilità attraverso la sua piattaforma di creare una pagina ente dedicata al racconto e alla promozione del vostro employer brand. 
• Social Recruiting: i social network permettono al Recruiter di analizzare i trend e conoscere interessi e valori del proprio target di candidati. Permettono inoltre di avere accesso a una grande quantità di altre informazioni sui candidati, fare fact checking rispetto alle informazioni già in possesso e impostare strategie di comunicazione efficaci per la promozione dell’employer brand della propria organizzazione. Attraverso una strategia di social recruiting e le giuste campagne digitali si sfruttano i social network per raggiungere i candidati ideali.
• Piattaforme di recensione: in un mercato talent-driven, l’ascolto del feedback del candidato o di un ex dipendente sul nostro ambiente di lavoro o sul processo di selezione è fondamentale per misurare la reputazione del nostro brand come datori di lavoro. Ricordiamo sempre che candidati o ex dipendenti insoddisfatti sono potenziali donatori o ex donatori. Provate a cercare la vostra organizzazione sulla piattaforma Glassdoor, per esempio. Cosa si dice di voi? 
• Personal Branding del Recruiter: vedremo più avanti come lo stesso brand personale del Recruiter online può essere un utile strumento per veicolare i giusti messaggi e attrarre i candidati migliori.  

Ingaggia i candidati in una candidate experience dinamica e interattiva 

Basta colloqui ingessati ed eccessivamente formali quando incontriamo i candidati: il colloquio è un’occasione per conoscersi e divertirsi, magari anche mettersi in gioco tutti (recruiter compreso) per imparare qualcosa o prendere nuove consapevolezze. In un mercato del lavoro ormai talent-driven, il Recruiter non è più l’unico protagonista forte e indiscusso nel processo di selezione. Il candidato di talento è molto esigente e sceglierà l’organizzazione che è stata più in grado di attrarre o di offrire un’opportunità di lavoro stimolante. Togliamo la maschera da valutatori temibili ed esaminatori severi: mostriamoci disponibili, gentili e mettiamoci nei panni del nostro interlocutore. 

E’ possibile creare relazioni empatiche se siamo a distanza? La risposta è si. E da queste otterremo diversi vantaggi. Riusciremo, per esempio, ad ottenere più informazioni dal candidato che, più a suo agio, si sentirà più libero di essere autentico e più disponibile a mettersi in gioco anche davanti a domande più difficili. 

Proprio come nel Fundraising si fa con l’esperienza del donatore, anche nel Recruiting è fondamentale mappare il candidate journey. Ogni punto di contatto con il candidato sarà fondamentale per mantenere vivo il suo interesse, dal momento in cui ci conosce a quando si candida per una posizione, fino all’assunzione. Offrire ai candidati un’esperienza positiva e costruire con loro relazioni di fiducia, anche se poi non saranno scelti e assunti, alimenta l’employer brand della tua organizzazione: anche i candidati non selezionati parleranno bene di voi ad amici, familiari, colleghi che potrebbero diventare futuri collaboratori di talento o, addirittura, futuri donatori. 

E non dimenticare di restituire un feedback a tutte persone che hanno partecipato alla selezione. La tecnologia qui può esserci utile e ci aiuta nell’offrire una candidate experience piacevole, smart, facile ottimizzando i form di application, rendendo più immediata la creazione degli appuntamenti in agenda o automatizzando email e messaggi ai candidati che così potranno restare aggiornati su ogni step. Fornisci tutte le informazioni utili ad avere chiari tutti gli step del processo online e per usare le piattaforme.

Anche in questo caso, non esistono ricette uniche o infallibili: prenditi il giusto tempo per testare i tool o le piattaforme e trova quello che più si adatta al tuo team e alle vostre modalità di lavoro.  

Fai social networking e crea online il tuo brand di Recruiter 

Lavorare sul tuo personal brand da Recruiter ti renderà riconoscibile per i talenti migliori: non dovrai cercarli ma saranno loro a trovare te e a proporsi per un posto di lavoro. 

Fai personal branding sui tuoi canali social, racconta chi sei e l’organizzazione per cui lavori. Condividi contenuti e racconta la persona dietro il Recruiter: chi sei? cosa ti appassiona? perché sostieni quella causa? Cosa fai quando non lavori? Ricorda che in quel momento sei il brand ambassador della tua organizzazione e hai modo, anche attraverso il tuo personal brand, di attirare le persone giuste che in un futuro potranno fare il successo della tua organizzazione. Dedica loro del tempo, rispondi sempre ai loro messaggi su LinkedIn, attiva una connessione reale.  

Fai networking anche con i colleghi del tuo settore per scambiare suggerimenti, pareri e avere sempre nuovi spunti. Chiedi loro e ai candidati di lasciarti una recensione o una referenza su LinkedIn. Diventa punto di riferimento online su temi che ti interessano e sii generoso nelle interazioni: in remote working ti aiuterà a rimanere aggiornato e sarà un buon antidoto al senso di isolamento. 

Formazione, formazione e ancora formazione 

Gestendo online un processo di selezione, otterrai il bonus del tempo extra da poter  dedicare alla formazione: il mondo è in continuo cambiamento e le tecniche che hai appreso ieri, potrebbero essere, oggi stesso, già obsolete e andranno aggiornate. 

Attraverso il web e tramite LinkedIn abbiamo accesso a una quantità di informazioni tanto grande che non abbiamo più scuse per non essere al passo con i tempi. Non smettere di imparare: tiene la mente attiva e aggiornata e nutri la curiosità che stimola nuove idee. 

E, come promesso, un consiglio bonus per te che sei sempre sul pezzo:  

Diventa cintura nera di Digital Detox: le idee migliori arrivano durante una pausa 

I mesi di lockdown ci hanno dimostrato che il lavoro da remoto può essere un rischio per il nostro riposo e che spesso, oltre che aumentare la produttività, ci fa lavorare di più e, in alcuni casi, troppo. 

Essere sempre online non ti rende più produttivo o più efficiente. Tra uno screening, un colloquio e un test a un nuovo tool, concediti del tempo anche per spegnere tutti i device digitali e dedicarti alla vita offline, leggendo un buon libro, godendoti gli affetti, facendo una passeggiata all’aria aperta. 

Se gestisci bene il tempo – o il tuo “pomodoro”, direbbe Francesco Cirillo – troverai dei momenti da dedicare al momento più creativo della giornata: la pausa.

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