Fondazione Il Porto dei piccoli ricerca due figure da inserire a supporto della Direzione e della Presidenza:

• 1 Assistente di Direzione Senior
• 1 Assistente di Direzione Junior

Le risorse entreranno a far parte di una realtà dinamica del Terzo Settore e lavoreranno a stretto contatto con la Direzione, supportando le attività organizzative, amministrative e di coordinamento della Fondazione.

Cerchiamo persone organizzate, affidabili, proattive e capaci di gestire contemporaneamente attività e interlocutori diversi, con un forte orientamento alla collaborazione e alla missione dell’organizzazione.

ASSISTENTE DI DIREZIONE SENIOR

La figura Senior avrà un ruolo di supporto diretto alla Direzione e alla Presidenza, contribuendo alla gestione e al coordinamento delle principali attività organizzative e istituzionali della Fondazione.

Principali attività

• Gestione dell’agenda della Direzione e della Presidenza, organizzazione di appuntamenti, riunioni e trasferte;
• coordinamento e monitoraggio delle attività e delle scadenze della Direzione;
• gestione della corrispondenza e delle comunicazioni con partner, aziende, enti, istituzioni e altri stakeholder;
• predisposizione di documenti, report, presentazioni, verbali e materiali di supporto agli incontri;
• organizzazione e follow-up di riunioni, assicurando il monitoraggio delle attività concordate;
• supporto nella gestione di partnership, convenzioni, progetti ed eventi;
• raccordo tra Direzione, collaboratori, consulenti e fornitori esterni;
• supporto alle attività amministrative e documentali;
• organizzazione e gestione dell’archivio digitale e della documentazione;
• supporto alla definizione e al miglioramento dei processi organizzativi interni.

Requisiti

• Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Assistente di Direzione, Segreteria di Direzione o posizioni analoghe;
• ottime capacità organizzative e di pianificazione;
• autonomia nella gestione delle priorità e delle scadenze;
• capacità di interfacciarsi con interlocutori istituzionali e aziendali;
• ottime capacità comunicative e relazionali;
• ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Outlook, Word, Excel e PowerPoint;
• dimestichezza con strumenti digitali di collaborazione e archiviazione;
• ottima conoscenza della lingua italiana e buona conoscenza della lingua inglese;
• precisione, riservatezza, affidabilità e problem solving.

Costituiscono titolo preferenziale esperienze maturate nel Terzo Settore, in Fondazioni, associazioni, organizzazioni strutturate o a diretto supporto del top management.

ASSISTENTE DI DIREZIONE JUNIOR

La figura Junior affiancherà la Direzione e il team nelle attività quotidiane di organizzazione, segreteria e coordinamento, con un percorso volto alla progressiva acquisizione di autonomia e responsabilità.

Principali attività

• Supporto alla gestione dell’agenda, degli appuntamenti e delle riunioni;
• gestione e organizzazione di email, documenti e comunicazioni;
• predisposizione di documentazione, presentazioni e semplici report;
• aggiornamento di database, file di monitoraggio e archivi;
• supporto organizzativo nella gestione di eventi, incontri e attività progettuali;
• contatto con fornitori, partner e altri interlocutori della Fondazione;
• supporto nella raccolta e nell’organizzazione della documentazione amministrativa;
• monitoraggio di attività e scadenze;
• supporto operativo alle diverse esigenze della Direzione.

Requisiti

• Diploma o laurea, preferibilmente in ambito economico, amministrativo, linguistico, umanistico o affine;
• buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office;
• familiarità con gli strumenti digitali e capacità di apprendere rapidamente nuovi software;
• buone capacità organizzative e comunicative;
• precisione e attenzione ai dettagli;
• capacità di lavorare per priorità e rispettare le scadenze;
• spirito di iniziativa e predisposizione al lavoro di squadra;

Non è richiesta una lunga esperienza professionale: saranno valutati positivamente motivazione, capacità organizzativa, proattività e desiderio di crescere professionalmente nel ruolo.

Cosa offriamo

L’inserimento avverrà in un’organizzazione impegnata ogni giorno nella realizzazione di progetti e attività rivolti ai bambini e alle loro famiglie.

Le risorse avranno la possibilità di lavorare a stretto contatto con la Direzione e con le diverse aree della Fondazione, acquisendo una visione trasversale delle attività dell’organizzazione e partecipando allo sviluppo di progetti, partnership ed eventi.

Sede di lavoro: Genova
Area: Segreteria di Direzione / Executive Support
Settore: Terzo Settore – Fondazione

La tipologia contrattuale e l’inquadramento saranno definiti in funzione dell’esperienza e del profilo della persona selezionata.

Candidatura

Per candidarsi è necessario inviare il proprio CV aggiornato a recruit@ilportodeipiccoli.org ed in cc executive.assistant@ilportodeipiccoli.org, specificando nell’oggetto o nella candidatura la posizione di interesse:

“Assistente di Direzione Senior”
oppure
“Assistente di Direzione Junior”.

La ricerca è rivolta a candidati di entrambi i sessi, nel rispetto della normativa vigente