Esperto Pianificazione e Preparazione – Attività Internazionali

(English version of the job description in the following pages)

Sede: Milano, con possibilità di missioni all’estero (Remoto. In base alla tipologia contrattuale Co.Co.Co., la sede costituisce un punto di riferimento presso cui il collaboratore potrà utilizzare spazi di lavoro o sale riunioni secondo necessità)

Tipologia contrattuale: Il contratto è una collaborazione coordinata e continuativa (Co.Co.Co.) ai sensi della normativa italiana e prevede un elevato grado di autonomia nella pianificazione e gestione del lavoro. Il contratto sarà redatto in lingua italiana.

Esperienza: 5+ anni

Durata: 36 mesi

Disponibilità: Immediata

Compenso: €38.000 lordi annui

Processo di selezione: Le candidature devono essere presentate entro il 26 aprile 2026 inviando una mail a risorseumane@cisom.org inserendo il CV in formato europeo, l’informativa sulla privacy compilata e una lettera motivazionale.  Data prevista di inizio attività: 15/05/2026. Le candidature saranno valutate su base continuativa, in considerazione delle urgenti esigenze operative, e la posizione potrà essere coperta prima della scadenza indicata.

L’organizzazione si riserva il diritto di non procedere all’assegnazione della posizione qualora non vengano individuati candidati ritenuti idonei.

Il Corpo Italiano di Soccorso dell’Ordine di Malta (CISOM) è attivamente impegnato nello sviluppo della propria strategia internazionale nel campo delle emergenze, dei disastri e della cooperazione, contribuendo al rafforzamento delle capacità di preparazione e risposta dei sistemi di protezione civile a livello nazionale e locale, in linea con le priorità europee e internazionali.

Il/La Planning & Preparedness Expert è una figura tecnica specializzata responsabile dello sviluppo, implementazione e rafforzamento dei processi di preparedness, inclusa la progettazione di linee guida, piani di preparedness e programmi di capacity building.

Il ruolo contribuisce al rafforzamento dei sistemi di preparazione ai disastri attraverso attività di advisory, processi di pianificazione partecipata e integrazione della preparedness nei sistemi operativi e nelle attività esercitative.

La posizione opererà in coerenza con:

• Le priorità della Preparedness Union / Preparedness EU
• Le raccomandazioni del Niinistö Report
• Le metodologie sviluppate nell’ambito dei programmi PPRD East (in particolare PPRD East 3)

Principali responsabilità e attività

• Partecipazione alla redazione e revisione di Preparedness Guidelines e Preparedness Plans, a livello nazionale e locale.
• Sviluppo e adattamento dei processi di preparedness nei Paesi beneficiari, in linea con standard europei e internazionali.
• Supporto allo sviluppo di piani di protezione civile, anche attraverso approcci di pianificazione partecipata multi-stakeholder.
• Conduzione di missioni di advisory in loco e attività di analisi tecnica da remoto (assessment, gap analysis, capacity review).
• Partecipazione alla progettazione, sviluppo e implementazione di esercitazioni:
  • Table Top Exercises (TTX)
  • Full Scale Exercises (FSX)
• Partecipazione alla gestione delle esercitazioni (EXCON, facilitation, evaluation), finalizzate al testing dei sistemi di preparedness.
• Supporto allo sviluppo di corsi di formazione e workshop tecnici sulla preparedness, early warning e pianificazione di emergenza.
• Contributo allo sviluppo di sistemi di volontariato di protezione civile, sia a livello locale che internazionale.
• Definizione di standard minimi per l’integrazione delle organizzazioni di volontariato nei sistemi nazionali di protezione civile.
• Supporto al coinvolgimento della popolazione (community engagement) e all’adozione di approcci whole-of-society.
• L’esperto sarà principalmente coinvolto nel progetto PPRD East 4, e potrà contribuire anche ad altri progetti e operazioni del CISOM. In contesti emergenziali, potrà essere impiegato per attività di assessment, coordinamento operativo o come liaison officer con autorità di protezione civile e organizzazioni umanitarie.
• Il ruolo prevede missioni brevi (tipicamente una settimana, occasionalmente fino a 40 giorni), anche in Paesi interessati da conflitti armati (es. Ucraina) o contesti di disastro.

Requisiti del ruolo

Formazione

Laurea in ambiti rilevanti (Protezione Civile, Ingegneria, Disaster Risk Management, Relazioni Internazionali, ecc.) con almeno 3 anni di esperienza, oppure 5 anni di comprovata esperienza professionale nel settore

Formazione aggiuntiva riconosciuta dall’Ordine di Malta o da organizzazioni internazionali (ONU, UCPM, Movimento di Croce Rossa/Mezzaluna Rossa) costituisce titolo preferenziale

Competenze tecniche

• Conoscenza comprovata di strumenti di gestione del rischio di disastri, con particolare attenzione alla pianificazione d’emergenza e allo sviluppo di azioni complesse di preparedness
• Solida conoscenza dei framework europei e internazionali sulla preparedness (es. INFORM, prepareEU…), del Meccanismo Unionale di Protezione Civile e dei progetti della DG ECHO “Prevention & Preparedness”.
• Pregressa attività di sviluppo di:
• linee guida
• piani di emergenza
• documenti tecnici
• Conoscenza di:
• sistemi di early warning
• approcci EWEA
• framework di risk assessment (NDRA europeo o simili)
• Capacità di:
• facilitare processi multi-stakeholder
• sviluppare e condurre attività formative
• Ottime capacità di scrittura progettuale e reporting (tecnico e finanziario)
• Ottima conoscenza della lingua inglese (C1/C2) e buona conoscenza dell’italiano (minimo B1); francese o spagnolo costituiscono un valore aggiunto
• Ottime competenze informatiche (pacchetto Office, fogli di calcolo, piattaforme online)
• Conoscenza delle politiche UE e internazionali in materia di gestione delle emergenze, DRR/DRM e anticipatory action
• Solida conoscenza dei meccanismi di finanziamento UE (in particolare DG ECHO, UCPM)

Esperienza professionale

Esperienza comprovata in:

• attività di preparedness e pianificazione
• capacity building e formazione
• progetti di cooperazione internazionale

Esperienza in progetti finanziati da DG ECHO, Commissione Europea o istituzioni analoghe

Esperienza in contesti di emergenza o risposta rapida

Ulteriori requisiti

Disponibilità a frequenti missioni internazionali

Capacità di lavorare in team e in contesti multiculturali

Disponibilità a operare in contesti operativi complessi

Condivisione dei principi umanitari (umanità, imparzialità, neutralità, indipendenza) e dei valori dell’Ordine di Malta

Competenze trasversali

Pensiero strategico e sistemico (approccio whole-of-society)

Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo

Eccellenti capacità comunicative e relazionali

Capacità di lavorare sia in autonomia che in team

Flessibilità, proattività e orientamento alla risoluzione dei problemi

Qualifiche auspicabili

Esperienza nello sviluppo di piani di emergenza o azioni di preparedness in contesti di protezione civile europea

Esperienza nel dispiegamento di moduli operativi in contesti di emergenza/crisi

Esperienza nella definizione di modelli EWEA per autorità di protezione civile

Esperienza in programmi PPRD (East o South) o IPA

Esperienza operativa in contesti quali: Ucraina, Moldova, Armenia, Azerbaijan, Georgia, Paesi IPA, Italia

Esperienza nella gestione di progetti nell’ambito della protezione civile europea

Planning and Preparedness Expert

International Activities

Location: Milan, with possibility of missions abroad (Remote. According to the CoCoCo contract type, the office serves as a reference point where the collaborator may use office space or meeting rooms as required)

Contract type: The contract is a coordinated and continuous collaboration (Co.Co.Co.) under Italian law and provides a high degree of autonomy in the planning and management of work. The employment contract will be issued in Italian.

Experience: 5+ years

Duration: 36 months

Availability: Immediate

Salary: €38,000 gross annual

Selection process: Applications must be submitted by 26 April 2026 by sending an email to risorseumane@cisom.org , including a CV in European format, a completed privacy notice, and a motivation letter. The expected start date is 15 May 2026. Applications will be reviewed on a rolling basis, in consideration of urgent operational needs, and the position may be filled before the indicated deadline. The organisation reserves the right not to proceed with the recruitment process if no suitable candidates are identified.

The Corpo Italiano di Soccorso dell’Ordine di Malta (CISOM) is actively engaged in developing its international strategy in the field of emergencies, disasters, and cooperation, contributing to strengthening preparedness and response capacities of national and local civil protection systems, in line with European and international priorities.

The Planning & Preparedness Expert is a specialised technical role responsible for the development, implementation, and strengthening of preparedness processes, including the design of preparedness guidelines, preparedness plans, and capacity-building programmes.

The role contributes to enhancing disaster preparedness systems through advisory support, participatory planning processes, and the integration of preparedness into operational and exercise frameworks.

The position will operate in alignment with:

• The priorities of the Preparedness Union / Preparedness EU
• The recommendations of the Niinistö Report
• Methodologies developed under PPRD East programmes (particularly PPRD East 3)
• The requirements of PPRD East 4, in which the expert will serve as a key contributor

Key Duties and Responsibilities

• Development and revision of:
  • Preparedness Guidelines
  • Preparedness Plans at national and local level
• Support to the design and implementation of preparedness processes, in line with European and international standards
• Facilitation of participatory planning processes, involving:
  • Civil protection authorities
  • Local institutions
  • Technical stakeholders
• Support to partner institutions in:
  • Strengthening preparedness systems
  • Developing emergency planning frameworks
  • Improving coordination mechanisms
• Conduct of:
  • Preparedness assessments
  • Gap analysis
  • Capacity reviews
• Participation in advisory missions in target countries
• Support to the design and delivery of:
  • Training programmes
  • Workshops on preparedness and emergency planning
  • Capacity-building initiatives
• Contribution to the development of:
  • Early Warning to Early Action (EWEA) approaches
  • Risk-informed planning processes
• Support to the development of:
  • Civil protection volunteer systems, both for domestic and international activities
  • Minimum standards for volunteer integration into national systems
• Promotion of:
  • Community engagement approaches
  • Whole-of-society preparedness frameworks
• Contribution to the integration between:
  • Preparedness
  • Operational response
  • Exercises
• Collaboration with institutional partners, civil protection authorities, and international organisations
• Proposal of methodological improvements and adaptations to existing frameworks (e.g. PPRD East 3)

The expert will primarily be engaged in the PPRD East 4 project and may also contribute to other CISOM projects and operations. In emergency contexts, the expert may support assessment missions, planning processes, and coordination with civil protection authorities and humanitarian actors.

The role includes short missions (typically one week, occasionally up to 40 days), including in countries affected by armed conflict (e.g. Ukraine) or disaster contexts.

Role Requirements

Education and Training

• Degree in relevant fields (Civil Protection, Engineering, Disaster Risk Management, International Relations, etc.) with at least 3 years of experience, or 5 years of proven professional experience in the sector
• Additional training recognised by the Order of Malta or international organisations (UN, UCPM, Red Cross/Red Crescent Movement) is considered an asset

Technical Skills

• Proven experience in:
  • Preparedness planning
  • Emergency planning
  • Disaster Risk Management
• Strong knowledge of:
  • European and international preparedness frameworks
  • UCPM mechanisms
  • DG ECHO approaches
• Experience in:
  • Developing guidelines and planning documents
  • Conducting assessments and capacity reviews
• Knowledge of:
  • Early Warning Systems and EWEA
  • Risk assessment frameworks (NDRA, INFORM or similar)
• Ability to:
  • Facilitate multi-stakeholder processes
  • Develop training content and deliver capacity building
• Strong project writing and reporting skills (technical and financial)
• Excellent command of English (C1/C2) and good knowledge of Italian (minimum B1); French or Spanish is an asset
• IT skills (Office suite, spreadsheets)
• Knowledge of EU and international policies in emergency management, DRR/DRM, and anticipatory action
• Strong understanding of EU funding mechanisms (especially DG ECHO, UCPM)

Professional Experience

• Proven experience in:
  • Preparedness and planning activities
  • Capacity building and training
  • International cooperation projects
• Experience in projects funded by DG ECHO, the European Commission, or similar institutions
• Experience in emergency or rapid response contexts is considered an asset

Additional Requirements

• Availability for frequent international missions
• Ability to work in teams and multicultural environments
• Willingness to operate in complex operational contexts
• Alignment with humanitarian principles (humanity, impartiality, neutrality, independence) and the values of the Order of Malta

Soft Skills

• Strategic and systemic thinking (whole-of-society approach)
• Strong organisational and time management skills
• Excellent communication and interpersonal abilities
• Ability to work both independently and in teams
• Flexibility, proactivity, and problem-solving attitude

Desirable Qualifications

• Experience in developing emergency plans or preparedness actions within European civil protection contexts
• Experience in deploying operational modules in emergency or crisis settings
• Experience in designing Early Warning to Early Action (EWEA) models for civil protection authorities
• Experience in PPRD programmes (East or South) or IPA frameworks
• Operational experience in contexts such as Ukraine, Moldova, Armenia, Azerbaijan, Georgia, IPA countries, and Italy
• Experience in project management within European civil protection programmes