Administrative & Finance Programs Specialist

Settore: Amministrazione & Finance

Sede di lavoro: Roma con possibili trasferte nazionali.

Tipologia di contratto: Sostituzione maternità

Inizio collaborazione: 13 Maggio 2024

Deadline: 19 aprile 2024

Descrizione del ruolo:

La risorsa è responsabile della gestione della filiera amministrativa dei progetti nazionali ed internazionali della Fondazione, con focus specifico sul monitoraggio economico e finanziario del portfolio affidato, sotto la supervisione tecnica del il/la Administrative & Finance Programs Coordinator. Nello specifico si occupa: della formulazione dei piani di spesa delle nuove proposte progettuali; del controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati; del monitoraggio e della corretta applicazione delle procedure amministrative della Fondazione e dei donatori; della redazione della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del finanziatore e della Fondazione; dell’elaborazione dei rapporti finanziari intermedi e finali e della revisione della contabilità dei progetti affidati.

Inoltre, provvede periodicamente alle riconciliazioni e verifiche dei dati di reporting del portfolio progetti, con l’evidenza degli scostamenti e contribuisce al consolidamento dell’area di sua competenza in coordinamento con l’area programmi, per lo sviluppo della strategia della Fondazione.

1. Attività e responsabilità

 Secondo il piano di lavoro concordato con il/la Administrative & Finance Programs Coordinator, sotto la supervisione tecnica dell’Head of Finance & Administration, ed in collaborazione con i/le Programs Development Specialists ed eventuali altrə interlocutorə afferenti all’area Programs, contribuisce alla gestione dell’intero portfolio affidato relativo ai progetti finanziati da donatori istituzionali e non e/o da fondi propri.

Nello specifico:

• Analizza le procedure amministrative del donatore ed elabora i budget di progetto in accordo con essi; in collaborazione con i/le Programs Development Specialists, le altre risorse coinvolte di Amref Health Africa Family e i partners di progetto, oltre che con eventuali altrə interlocutorə afferenti all’area Programs e all’Area High Value Donors;
• Predispone la documentazione amministrativa necessaria all’avvio formale dei progetti, in collaborazione con i/le Programs Development Specialist;
• Monitora e controlla l’andamento finanziario: performance di progetto, scostamento dal budget previsto e identifica difformità segnalandole in modo tempestivo al/la Programs Development Specialist e al/la Administrative & Finance Programs Coordinator;
• Monitora e controlla la documentazione amministrativa prodotta dai COs, dai partners e dai/dalle referenti di progetto, anche attraverso missioni e trasferte di verifica (nazionali ed internazionali);
• Identifica le eventuali necessità amministrative dei progetti pianificando il supporto di altre Aree dell’Organizzazione;
• Elabora le richieste di modifica per la componente amministrativa, in stretta collaborazione con i/le Programs Development Specialist;
• Ricostruisce l’intera contabilità del progetto partendo dai report finanziari e la documentazione a supporto ricevuta per elaborare i report finanziari secondo i format e le procedure dei donatori;
• È responsabile della corretta archiviazione di tutta la documentazione raccolta secondo le procedure amministrative del donatore di propria pertinenza
• Supervisiona e monitora il budget del portfolio assegnato;
• Organizza ed eroga, con il supporto del/la Coordinator, la formazione sulle procedure amministrative per lo staff interno dell’Organizzazione, lo staff di Amref Health Africa Family e lo staff di eventuali partners;
• Si coordina costantemente con lo staff amministrativo di Amref Family relativamente a tutte le fasi di gestione del progetto.

2. Competenze richieste  

Competenze tecniche

• Conoscenza, capacità di gestione e pianificazione dei costi di budget di progetto;
• Capacità di realizzare assessment ed elaborare piani finanziari per proposte progettuali;
• Capacità di analizzare le procedure amministrative dei donatori;
• Pianificazione e gestione delle attività di M&E amministrativo dei progetti con missioni sul campo
• Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite;
• Capacità di relazionarsi con le altre aree dell’organizzazione;
• Conoscenza della lingua inglese, preferibilmente anche della lingua francese.

Competenze trasversali e attitudinali

• Project management e orientamento al risultato;
• Problem solving;
• Ottime capacità comunicative e relazionali;
• Capacità organizzativa e di lavoro in team;
• Capacità di rispettare le scadenze;
• Flesssibilità

Application

Inviare lettera di presentazione e CV entro e non oltre la data del 19 Aprile 2024 all’indirizzo e- mail cv@amref.it indicando nell’oggetto “Administrative & Finance Programs Specialist”.

Si prega di inserire l’autorizzazione al trattamento dei dati personali ex DL 196/03 ed alla normativa GDPR, che è necessaria per poter gestire le richieste. I dati saranno trattati attraverso i sistemi di gestione di Amref Health Africa Onlus in Italia

Non sarà sempre possibile rispondere a tutti, ci metteremo in contatto diretto solo con i/le candidati/e scelti/e per continuare il processo di selezione.

Amref conduce processi di selezione trasparenti, non discriminatori e rispettosi del genere, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91.

Per maggiori informazioni consulta il sito web www.amref.it nella sezione “Collabora con noi”.