PAESE

Italia – Sede Milano/Estero

LINGUE RICHIESTE

Italiano, inglese e francese

TIPOLOGIA CONTRATTUALE

Contratto a tempo determinato di 12 mesi con possibilità di continuità
RANGE RAL € 27.000 – 30.000 (commisurata all’esperienza) + Ticket pasto

Possibilità di lavorare da remoto 9 giorni al mese, dopo un periodo di formazione

REQUISITI FONDAMENTALI

Formazione in discipline economico-contabili, pregressa esperienza di almeno 5 anni in un ruolo amministrativo contabile, di cui almeno 3 maturata in progetti umanitari e ottima conoscenza della lingua inglese. Disponibilità alle trasferte nei contesti in cui opera EMERGENCY, in particolare in Sudan, Uganda, Etiopia e Repubblica del Ciad.

DESCRIZIONE

Il/la FOD Administration Specialist entra a far parte del Field Operations Department (FOD), presso la sede di Milano, come responsabile della gestione amministrativa e contabile dei progetti di EMERGENCY, nazionali e internazionali. La figura lavora sotto il coordinamento del/della Responsabile Pianificazione e Controllo FOD, collabora con i desk del FOD e con lo staff che ricopre il ruolo di Coordinatore/trice di Area e Paese per assicurare una corretta gestione amministrativa dei progetti. Nella quotidianità ha pertanto un ruolo di raccordo tra l’ufficio amministrativo di progetto e la sede centrale (HQ) al fine di garantire la conformità ai principi contabili applicati dall’Organizzazione e fornire supporto al personale di progetto nello svolgimento delle loro mansioni. Inoltre, verifica la correttezza della documentazione inviata dai progetti alla sede, garantisce la corretta archiviazione digitale e cartacea della documentazione amministrativa di progetto e, in collaborazione con Controllo di Gestione e Financial Reporting, supporta i progetti nella produzione della reportistica richiesta dai donatori o dagli enti governativi e durante gli audit esterni.

È punto di contatto operativo per lo staff di Field Administrator e di Country Administrator dei progetti e per le diverse aree del FOD che necessitano di supporto e formazione in ambito amministrativo, lavorando in affiancamento al team.

Principali compiti e responsabilità:

• è la figura di riferimento responsabile della gestione amministrativa dei progetti assegnati, sotto il coordinamento e la supervisione del/della Responsabile Pianificazione e Controllo FOD;
• svolge un ruolo di raccordo tra il dipartimento amministrativo di progetto e l’Amministrazione Centrale (Controllo di Gestione, Financial Reporting, Tesoreria), per garantire la conformità della contabilità dei progetti ai principi contabili applicati dall’Organizzazione;
• collabora con i desk del FOD e con i/le Coordinatori/trici di Area e Paese per garantire il funzionamento dei progetti e una corretta gestione amministrativa;
• fornisce supporto al personale amministrativo di progetto nello svolgimento delle loro mansioni quotidiane;
• verifica e predispone gli invii dei fondi per garantire la liquidità nei progetti e supporta le missioni nella redazione della pianificazione dei trasferimenti fondi sui progetti assegnati;
• in stretta collaborazione con il/la Responsabile Pianificazione e Controllo FOD e ai/alle coordinatori/trici di progetto, contribuisce alla redazione del budget e dei forecast dei progetti e al monitoraggio dei rispettivi costi e supporta i dipartimenti FOD e Field nelle procedure di richiesta di extra budget;
• è responsabile della selezione e della formazione del personale amministrativo di progetto, in stretta collaborazione con il Dipartimento HR, contribuisce attivamente alla definizione degli obiettivi e di percorsi di formazione e di crescita professionale, nonché alla valutazione della performance; partecipa ai momenti di briefing e debriefing;
• svolge missioni in territorio nazionale e internazionale con l’obiettivo di svolgere attività di monitoraggio e di supportare lo staff amministrativo di progetto; al termine di ciascuna redige un report da condividere con il/la Responsabile Pianificazione e Controllo FOD, con l’Area Director di riferimento e i desk FOD interessati;
• verifica i requisiti del software di contabilità dei progetti e segnala al Dipartimento Data Analysis eventuali nuove esigenze contabili, collaborando per uno sviluppo in linea con le necessità dei progetti e dell’organizzazione.
• in collaborazione con Controllo di Gestione e Financial Reporting, supporta i progetti nella produzione della reportistica richiesta dai donatori o dagli enti governativi e durante gli audit esterni;
• in caso di posizioni vacanti, è incaricato/a di garantire la continuità operativa dell’ufficio amministrativo e di adottare tutte le misure necessarie per assicurare l’implementazione delle attività di progetto.

Inoltre, con il supporto del personale amministrativo junior o in stage (se presente) e monitorandone le attività:

• verifica la conformità e la correttezza delle prime note mensili dei progetti;
• verifica la correttezza della documentazione inviata dai progetti alla sede;
• verifica la corretta applicazione delle procedure amministrative interne e dei diversi donatori;
• garantisce la corretta archiviazione digitale e cartacea della documentazione amministrativa di progetto.

REQUISITI SPECIFICI

• Laurea in discipline economico-contabili;
• pregressa esperienza di almeno 3 anni in un ruolo amministrativo senior, maturata in progetti umanitari;
• esperienza in preparazione di report economico finanziari;
• ottima padronanza di Excel;
• conoscenza intermedia della lingua inglese (livello minimo B2) e del francese.

Completa il profilo un approccio strutturato e metodico al lavoro, accompagnato da spiccate capacità organizzative, orientamento alla soluzione dei problemi e particolare attenzione all’accuratezza dei dati e dei processi.

È considerata come un plus la conoscenza delle procedure amministrative dei principali donatori (ECHO, EU, AICS).