Desk PVS (Progetti e Programmi Esteri)

Sede di lavoro: Milano, Via Cufra 29 (modalità di lavoro ibrida). Sono previste missioni nei PVS.

Inserimento: giugno/luglio 2025

Scadenza candidature: 04/05/2025

Tipologia di contratto: Tempo determinato 12 mesi rinnovabile, full-time, inquadramento con CCNL Commercio e Servizi in funzione dell’esperienza

Fascia retributiva: RAL 27.000-30.000 euro. La retribuzione esatta sarà commisurata all’esperienza e all’idoneità del candidato e alla griglia salariale e politiche di ICEI.

Breve descrizione del ruolo/Overview

Il Desk PVS promuove, gestisce e coordina progetti internazionali in contesti multi-culturali fungendo da focal point per il team, il personale espatriato e locale, i partner, i donanti ed altri stakeholder.
Orchestra le fasi di ideazione e stesura di proposte progettuali in linea con il posizionamento e gli obiettivi dell’associazione. Applica le procedure di donatori nazionali e internazionali per attuare un controllo di gestione e sovrintende alle attività di disseminazione nei progetti di sua competenza.

Il Desk PVS è un professionista che opera in contesti multi-culturali dotato di elevate capacità di gestione, pianificazione e progettazione. Ha una visione di insieme, è capace di lavorare sia in autonomia che in gruppo, possiede ottime competenze comunicative e relazionali che applica all’interno del team di lavoro, con i partner e con gli stakeholder a tutti i livelli. È orientato al problem-solving e sa gestire situazioni di stress.

Job Description

PROGRAMMAZIONE

• Definisce la programmazione annuale delle proprie attività (gestione, progettazione, missioni, etc.) in linea con le priorità dell’area geografica e con la strategia dell’organizzazione.
• Elabora un calendario annuale delle scadenze gestionali e amministrative (varianti, proroghe, rendiconti, avvii/chiusure di progetto) e lo sottopone al Responsabile di Area.
• Raccoglie dai Project Manager, controlla e consolida la programmazione finanziaria dei progetti di sua competenza e la sottopone al Responsabile.
• Definisce la programmazione annuale delle attività di comunicazione/advocacy e il relativo budget spending, in coordinamento con i Project Manager e con l’Area Comunicazione. Si allinea bimestralmente con l’Area Comunicazione in termini di attività/priorità.

MONITORAGGIO E GESTIONE BANDI/TENDER

• Monitora, con cadenza almeno mensile, bandi, gare e opportunità inerenti i Paesi di competenza e coerenti con la strategia dell’organizzazione e li segnala al Responsabile di Area
• Su input del Responsabile di Area prepara e propone idee progettuali di massima sui bandi selezionati: tematica, paese, possibili partner, elementi di innovazione
• Si relaziona con i Project Manager sulle opportunità per bandi o accesso ai fondi che si presentano dal loco.
• Si coordina con e supporta l’Area Fundraising per un piano di pubbliche relazioni ai fini di individuare nuove opportunità di finanziamento e sviluppo.

PROGETTAZIONE

• Pianifica (in autonomia o affiancando il Responsabile di Area) la tempistica della fase di progettazione, identificando e distribuendo i task (needs assessment, costruzione del partenariato, Quadro Logico (QL) o Theory of Change (TOC), capitoli del narrativo, budget, parti amministrative etc.) tra sé, Project Manager, partner e altri soggetti coinvolti, e monitora periodicamente l’avanzamento della progettazione con momenti di condivisione con il team coinvolto
• Si occupa di tutte le fasi della redazione della proposta progettuale, supportato dal e in coordinamento con il Project Manager e/o altro personale di supporto (es Area Comunicazione). In particolare:
  • si coordina con personale in loco per il reperimento di documenti e materiali utili e studia il contesto di riferimento;
  • identifica i possibili partner locali di progetto, in coordinamento con il Project Manager e confrontandosi con il Responsabile di Area;
  • identificazione dei bisogni (context analysis, raccolta e analisi dati);
  • definizione di priorità, aree e strategia di intervento;
  • redazione prima bozza di QL (basato su TOC);
  • valuta e identifica partner italiani e/o internazionali sulla base della strategia di progetto;
  • si occupa della redazione dei formulari di progetto;
  • redige bozza di budget, con suddivisione spese Italia e loco, per partner e per co-finanziatore;
  • predispone i documenti formali necessari (es. accordi di partenariato, lettere di gradimento, etc.).
• Assicura – in coordinamento con il referente area tematica – che la strategia progettuale e il sistema di indicatori e outcome del progetto si basino sulla ToC dell’organizzazione (ove possibile) e sulle priorità del donante
• Assicura che il piano finanziario rispetti le indicazioni (dal Responsabile di Area e dalla Direzione) per la copertura dei costi
• Si raccorda con l’Area Comunicazione per calare la strategia di comunicazione istituzionale nel progetto (azioni, obiettivi e costi)
• Consegna avanzamenti (versioni) periodici e finale del documento di progetto, QL e budget al Responsabile di Area per la revisione congiunta

GESTIONE OPERATIVA E MONITORAGGIO

• Assicura il rispetto di standard qualitativi nell’implementazione delle iniziative (anche in riferimento al loco ed ai partner).
• Definisce in accordo con il Responsabile di Area una strategia a livello di Paese e supporta il Project Manager nell’applicazione degli step previsti.
• È responsabile della corretta applicazione del Manuale Gestione Progetti e del pacchetto procedurale di ICEI, per sé e per i Project Manager di suo riferimento.
• Supporta i Project Manager nella gestione progettuale (criticità, ritardi, emergenze, gestione partner, rapporti con i donanti, etc.) con opportuni strumenti gestionali (riunioni, report, file contabili etc.)
• Supervisiona e verifica periodicamente lo stato avanzamento dei progetti e i risultati del monitoraggio da parte dei Project Manager.
• Controlla la qualità di e integra i report narrativi da presentare ai donor suggerendo ai Project Manager correzioni, integrazioni o migliorie, elabora su richiesta altri report.
• Si coordina periodicamente con i partner italiani o internazionali per l’organizzazione di attività, missioni, consulenze etc.
• Si coordina periodicamente con l’Area Comunicazione per la realizzazione di attività di comunicazione legate ai progetti di competenza

GESTIONE AMMINISTRATIVA E FINANZIARIA

• Applica correttamente i contratti con i finanziatori e le relative procedure – per la parte di competenza dell’Area Progetti – sia per le componenti a gestione diretta ICEI, sia per i partner di progetto, e su queste si mantiene aggiornato.
• Effettua un corretto controllo di gestione dei progetti, sulla base dei dati forniti dall’Area Amministrazione (es: coerenza tra esecuzione di progetto e di budget, controllo scostamenti, quote di cofinanziamento, conteggi di chiusura dei progetti), assumendo all’occorrenza iniziative correttive (varianti, proroghe, etc.).
• È responsabile della corretta applicazione del pacchetto procedurale di ICEI, in merito a tempistiche, scadenze, controlli, flussi e attività periodiche, per se e per i Project Manager di riferimento.
• Prepara e presenta richieste di modifica contrattuale quali estensioni, variazioni etc.
• Supporta l’Amministrazione per la presentazione dei rendiconti intermedi e finali dei progetti a sua gestione.

COORDINAMENTO

• Partecipa al coordinamento interno all’Area attraverso momenti e strumenti di controllo e collaborazione suggeriti dal Responsabile di Area.
• Coordinamento con altri dipartimenti dell’ufficio (es comunicazione) per l’elaborazione di una strategia coerente con le iniziative di cui è responsabile.
• Coordinamento con l’Area Amministrazione per Varianti Non Onerose (VNO), rendiconti e gestione finanziaria, facilitazione rapporti di amministrazione con i partner. Coordinamento per gli aspetti pratici legati alla contabilità di progetto.
• Coordina il partenariato italiano dei progetti di competenza e facilita e favorisce i rapporti tra il partenariato italiano, il Project Manager e il loco.
• Supporta il Project Manager nella gestione delle relazioni con il partenariato loco.
• Agisce come punto di riferimento tra il donor/controparti istituzionali (Italia) e partenariato
• Coordinamento con consulenti esterni per la valutazione. Facilitazione del dialogo e dell’incontro del valutatore con lo staff in loco.

LOBBY-ADVOCACY

• Può suggerire e all’uopo attivare contatti su cui costruire partenariati progettuali, confrontandosi con il Responsabile di Area e con l’Area Comunicazione/Advocacy, anche in un’ottica di posizionamento di ICEI.
• Può suggerire e sviluppare nuovi finanziatori e cura le relazioni con quelli esistenti, in collaborazione con l’Area Fundraising.
• Può suggerire e sviluppare la partecipazione a reti strategiche per ICEI, nell’ambito dei progetti e delle tematiche di sua competenza.

RRHH

• Partecipa nella selezione dei Project Manager dei progetti di sua gestione: redige vacancy, TdR, effettua preselezione, applica le procedure interne di selezione staff.
• Incaricato della formazione del Project Manager e di altro personale espatriato.
• Gestione amministrativa del personale espatriato a sua gestione (contratti, ferie, visti, assicurazioni, viaggi, etc.) e del personale italiano o internazionale (di partner o consulenti) impiegato nelle iniziative a sua gestione, in collaborazione con l’Area Amministrazione e la Segreteria.

REQUISITI

Esperienza

• Almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili presso altre ONG italiane o internazionali, con la gestione desk di progetti complessi di donors istituzionali (AICS, Commissione Europea, OOII, Agenzie di cooperazione estere, etc.), inclusa ottima conoscenza delle regole e procedure di gestione e rendicontazione progetti di tali donors.
• La conoscenza e precedente esperienza di applicazione delle Procedure Generali AICS 2020 e della progettazione RBM di AICS, costituirà un vantaggio.
• Almeno 5 anni di esperienza in progettazione per bandi dei principali donanti istituzionali (vedi sopra).
• Sarà considerata positivamente la conoscenza e/o l’esperienza diretta di lavoro in una o più delle seguenti tematiche: agricoltura sostenibile, turismo responsabile, cambiamenti climatici (adattamento, resilienza, mitigazione).

Competenze tecniche

• Competenza e autonomia nella scrittura di proposte progettuali di alta qualità.
• Ottima conoscenza delle lingue di lavoro (inglese, portoghese, spagnolo).
• Proattività nell’identificazione di nuovi donors, bandi, opportunità.
• Capacità di pianificazione operativa, coordinamento, gestione e delega.
• Capacità nelle relazioni istituzionali e nel networking a tutti i livelli.
• Capacità di gestire e sistematizzare le informazioni e la conoscenza dell’organizzazione.

Soft skills

• Team work – capacità di coordinarsi e relazionarsi con colleghi all’interno della propria area e di altre aree dell’organizzazione.
• Gestione dello stress – capacità di lavorare in condizioni di stress.
• Capacità di gestione del conflitto.
• Attitudine al problem-solving, lavoro per obiettivi e gestione multitask.
• Autonomia nella realizzazione delle funzioni e compiti assegnati, spirito di iniziativa e proattività.
• Comunicazione – abilità comunicative formali e informali.
• Flessibilità, adattabilità e abilità di operare in contesti multiculturali.
• Capacità di auto-valutazione, propensione al miglioramento e all’apprendimento continuo.
• Empatia nella gestione delle relazioni interne ed esterne all’organizzazione.
• Leadership, capacità relazionali e di gestione RRHH.

Informazioni Aggiuntive

• Si richiede la disponibilità a missioni nei PVS (durata 2-3 settimane c/u).
• La posizione prevede la presenza in sede (Milano) con la possibilità di svolgere da remoto una parte delle ore previste (fino al 40%).

PROCESSO DI CANDIDATURA

• Le/i candidate/i qualificate/i, interessate/i alla posizione, dovranno inviare la propria candidatura a cv@icei.it entro il 4 maggio 2025 indicando nell’oggetto “Selezione Desk PVS”.
• La candidatura dovrà essere corredata da:

1. CV aggiornato, in italiano o inglese, con consenso al trattamento dei dati, dal quale emergano chiaramente le competenze richieste.
2. Lettera di motivazione.
3. Tre referenze complete (nome, cognome, ruolo, e-mail e numero di telefono) di persone con cui si ha avuto un rapporto di lavoro (colleghi e/o referenti diretti), con autorizzazione al contatto.

• Le candidature incomplete o inviate dopo la data di scadenza non saranno tenute in considerazione.
• Saranno ricontattati solo i candidati preselezionati.
• Qualora la risorsa idonea sia identificata prima della scadenza della vacancy, questa verrà chiusa anticipatamente rispetto alla data indicata.
• Il processo di selezione rispetta il principio delle pari opportunità (Dgls 198/2006) e la legislazione comunitaria contro la discriminazione, nonché il Codice etico e la Politica di protezione dei minori di ICEI (https://icei.it/trasparenza).