Posizione: Assistente Amministrativ* Grant e Progetti – Part Time 50%
Luogo di lavoro: Roma, via della Cordonata n.7, 00187
Dipartimento: Organizzazione e Sviluppo
Riferisce a: Direttrice Organizzazione e Sviluppo
Rif: AAGP_04/2024
Scadenza del reclutamento: 24 aprile 2024
Inizio previsto: Maggio 2024

Greenpeace è un’associazione indipendente e non accetta fondi da enti pubblici, aziende o partiti politici. Greenpeace è un’associazione nonviolenta e chi lavora per Greenpeace riconosce l’importanza dell’attivismo e della pratica della nonviolenza per denunciare problemi ambientali e promuovere alternative per un futuro verde e di pace.

SINTESI DELLE CARATTERISTICHE DELLA POSIZIONE

L’Assistente Amministrativ* Grant e Progetti riporta alla Direttrice e Organizzazione e Sviluppo e  supporta  il team Finance e la Philanthropy Manager nell’elaborazione di rapporti, controllo della contrattualistica, due diligence, oltre ad interagire con i team di programma nell’elaborazione di progetti supportandoli nella redazione di proposte, budget e presentazione proposte. Opera  nella  donor’s compliance, assicurando  la  corretta  gestione  amministrativa  e  rendicontazione  dei programmi  e  progetti finanziati  da  donatori  istituzionali  e  contribuendo  al raggiungimento  degli  obiettivi  definiti dall‘organizzazione in fase di programmazione economica – finanziaria annuale e pluriennale.

PRINCIPALI RESPONSABILITA’

Sotto la supervisione e il coordinamento della Dir. Dipartimento Organizzazione e Sviluppo, l’Assistente Amministrativ* Grant e Progetti, nelle varie fasi qui dettagliate, assiste i diversi team, come segue:

Area Compliance e Gestione amministrativa e finanziaria dei progetti:

• Avvio progetto:
  1. Verifica il contratto e gli annexes con l’Ente Finanziatore
  2. Supporta la Philanthropy Manager e l’Area Programmi nell’elaborazione di Accordi di Partenariato con Partners nazionali e internazionali e/ o altre entità riconosciute da Greenpeace Italia
  3. Su indicazione  della Philanthropy Manager,  predispone, gli  strumenti  per  la  gestione  finanziaria  e  la  rendicontazione  del progetto
• Gestione e Monitoraggio
  1. Supporta e assiste i team di programma per una corretta implementazione dei programmi, in accordo con le linee guida dei donatori in termini di implementazione budget, eleggibilità dei costi, rendicontazione ed audit.
  2. Tiene scadenzario aggiornato della reportistica e delle richieste dei donatori in base agli accordi stipulati
  3. Assiste i team di programma nella preparazione di eventuali varianti per la parte di budget assicurando il raccordo con eventuali partner e la verifica di congruità delle modifiche
  4. Aggiorna e consolida la contabilità dei progetti monitorando l’andamento del budget
• Rendicontazione (Intermedia e Finale) e Audit:
  1. In accordo con le indicazioni dell’unità finance, elabora la  Rendicontazione  Finanziaria  Intermedia  e  Finale, sulla base di quanto predisposto dalla contabilità,  verificandone  la documentazione  a  supporto, predisponendo  le  tabelle  richieste  secondo  i formati ed i requisiti del donatore o del capofila;
  2. Se richiesto dal contratto, provvede alla preparazione della documentazione per l’audit e si interfaccia con il revisore esterno;
  3. Si occupa della trasmissione al donatore o capofila della rendicontazione finanziaria e di programma richiesta, ed  assicura  la  corretta  archiviazione  elettronica  della  documentazione amministrativa dei progetti affidati.

Area Supporto al Controllo di Gestione:

• Budgeting Pluriennale ed Annuale e Monitoraggio Trimestrali:
  1. Assiste i team di programma nell’elaborazione dei budget delle nuove proposte di programma, promuovendo e assicurando in particolare l’aderenza alle linee guida del donatore (compliance) e il rispetto degli standard interni.
  2. Elabora  trimestralmente report sull’andamento  dei  singoli  progetti,  segnalando  ai responsabili eventuali  scostamenti  riscontrati  rispetto  ai  budget  di riferimento (budget forecast & follow up) e di non copertura dei cofinanziamenti
• Chiusura di bilancio: dietro il coordinamento dell’Head of Finance, assicura la verifica dei progetti in gestione, prepara la scheda di riconciliazione  dei  dati  economico-finanziari  (contabilità generale/reportistica),  segnala eventuali problematiche riscontrate e assiste la contabilità nelle scritture di chiusura da effettuare.
• Nuove  proposte  progettuali:  assiste  gli  estensori  di  progetto  nella  verifica  della correttezza  del  budget  secondo  le  linee  guida  del  donatore.

Area supporto amministrativo:

• Assiste l’Head of Finance, nella rendicontazione del 5×1000 al Ministero delle Politiche Sociali e segue i relativi adempimenti amministrativi
• Assiste  nel controllo legale di ordini, offerte e contratti
• Assiste nella gestione delle coperture assicurative per l’Associazione
• Supporta l’amministrazione nei pagamenti (fornitori, stipendi, partite intercompany, tasse etc)

RELAZIONI PRINCIPALI CON ALTRE CARICHE E/O GRUPPI DELL’ORGANIZZAZIONE

• Con l’unità Finance, per la rendicontazione dei progetti e nella gestione della contabilità a questi collegata.
• Con la Philantropy Manager nella elaborazione gestione degli Accordi di Partenariato.
• Con i team di programma per l’elaborazione di nuove proposte di progetto e la gestione delle attività di budgeting e rendicontazione collegate ai progetti.

PROFILO

FORMAZIONE:

• Laurea in discipline economiche
• Inglese parlato e scritto fluente, una seconda lingua sarà considerata un plus

ESPERIENZA:

• Almeno 3  anni  di  esperienza  –  preferibilmente  maturata  nella  gestione amministrativa  e  finanziaria di progetti e grant.
•  comprovata esperienza nelle attività descritte sopra in società o aziende mediamente complesse
• Ottima conoscenza dei comuni supporti informatici per la contabilità, Excel, Word, Power Point.
• Esperienza nel Terzo Settore.

PRINCIPALI COMPETENZE RICHIESTE:

• Capacità di pianificazione e programmazione del lavoro nel rispetto delle scadenze
• Precisione ed accuratezza nei dati forniti
• Capacità di adattarsi ad interlocutori e scenari dinamici
• Ottima capacità di relazione e lavorare in team nazionale e internazionali,e predisposizione ai rapporti interpersonali
• Attitudine proattiva e costruttiva alla gestione dei problemi

ALTRI ASPETTI:

• Impegno verso l’ambiente e la pace e identificazione nei valori dell’organizzazione
• Flessibilità e adattamento ai cambiamenti.
• Disponibilità a viaggiare su territorio nazionale e all’estero

CODICE DI CONDOTTA

Greenpeace promuove un ambiente di lavoro sicuro, sereno e favorevole allo sviluppo delle relazioni interpersonali e sostiene il principio dell’integrità, attraverso una condotta etica e professionale ispirata a valori comuni.

Il nostro Codice di condotta, fondato su valori chiave come la nonviolenza, la fiducia, la professionalità e il rispetto reciproco, stabilisce principi e regole di comportamento che chiediamo di rispettare a chiunque entri a far parte di Greenpeace: membri degli organi di governo, staff, volontar*, persone che lavorano nel Dialogo Diretto, consulenti.

Per questo motivo, prima di candidarti, ti chiediamo di leggere attentamente il nostro Codice di condotta, che puoi trovare a questo link.

UGUAGLIANZA E NON DISCRIMINAZIONE

La diversità rappresenta una risorsa per Greenpeace; pertanto, nessun* deve essere fatt* oggetto di un trattamento meno favorevole per considerazioni legate a etnia, religione o credo, disabilità, stato civile, orientamento sessuale, identità o espressione di genere o responsabilità familiari, né risultare svantaggiat* da condizioni o requisiti imposti ingiustificati.

Premesso che Greenpeace rispetta e tutela le diversità sessuali e di identità di genere, cisgender o transgender, Greenpeace stabilisce un principio di eguaglianza per tutt* le/i lavoratrici/lavorator*.

PER CANDIDARSI

Sono pregat* di candidarsi solo coloro che ritengono di possedere i requisiti richiesti per svolgere l’attività sopra descritta.

L’attenzione per la riservatezza, il carattere confidenziale e la protezione dei dati personali di chi si candida alle nostre offerte di lavoro rappresentano un nostro preciso impegno. Nei nostri processi di reclutamento e selezione del personale il trattamento dei dati personali avviene, pertanto, con la massima cura ed in conformità con le normative applicabili in materia di privacy e sicurezza. Per questo, prima di inviare la tua candidatura, è importante che tu prenda visione della nostra privacy policy, che è consultabile a questo link.

La ricerca si intende riferita a persone di qualsiasi identità di genere, cisgender o transgender (anche nel rispetto della L. 903/77). Chi è interessat*, è pregat* di inviare una lettera motivazionale spiegando il perché si vuole venire a lavorare a Greenpeace e cosa ci si aspetta da questo lavoro, allegando il CV contenente un recapito telefonico e l’autorizzazione al trattamento dei dati personali (D. Lsg. 196/2003) all’indirizzo e-mail:  selezioni.it@greenpeace.org citando il riferimento nell’oggetto:  RIF.  AAGP_04/2024 entro e non oltre il 24 Aprile 2024.

SUNTO DELL’OFFERTA

SEDE DI LAVORO: Roma centro, Via della Cordonata n.7
INQUADRAMENTO: CCNL terziario e servizi a Tempo Determinato di 1 anno, Part Time 50%, con inquadramento contrattuale IV livello CCNL e comunque nel rispetto del DL 12 luglio 2018, n. 87 (convertito con modificazioni in Legge 9 agosto 2018, n. 96), e successive modifiche.
RETRIBUZIONE: commisurata all’esperienza del* candidat* prescelt*.
BENEFIT: ticket restaurant pari a 7€ al giorno presenza.