Work Context

Dal 2021 CESVI è soggetto gestore dell’iniziativa Formula di Intesa Sanpaoloe ha l’incarico di selezionare, monitorare e rendicontare le migliori progettualità in tema di sostenibilità ambientale, inclusione sociale e lavorativa in Italia.

Il/La Administrative Project Officer lavorerà nella National Programmes Unit in stretta collaborazione con il Programme Manager di Formula, occupandosi prevalentemente di accompagnare le organizzazioni non profit beneficiarie nella progettazione di dettaglio delle attività che verranno sostenute dal programma.

Maggiori informazioni sull’iniziativa Formula sono visibili qui.

JOB DESCRIPTION

Il/La Administrative Project Officer avrà un riporto gerarchico all’Head of National Programmes Unit e lavorerà in coordinamento con il Programma Manager di Formula. Si occuperà di implementare e gestire un adeguato sistema di gestione amministrativa, finanziaria e di rendicontazione dei progetti finanziati da CESVI grazie al Programma e realizzati da organizzazioni non profit (ONP) sul territorio italiano. Nello svolgimento del suo ruolo si interfaccerà anche con l’Area Administrative Coordinator dei programmi nazionali, in termini di supervisione e supporto.

Collaborerà con lo staff inter-unità di CESVI dedicato a Formula, composto da figure operative afferenti all’Unità National Programmes e al Dipartimento Fundraising, Marketing and Communication, oltre ad altre aree di CESVI, garantendo il rispetto delle policy, processi e procedure interni.

Opererà principalmente dal proprio domicilio, rendendosi disponibile a partecipare a incontri in presenza e formazioni presso la sede CESVI (Bergamo – Milano) e a effettuare missioni presso le sedi di realizzazione dei progetti, con le ONP coinvolte dal programma.

Nello specifico si occuperà di:

• Supportare i/le Programme Officer di Formula nelle fasi di accompagnamento alle ONP alla progettazione di dettaglio, in particolare per l’accompagnamento alla stesura dei budget.
• Controllare puntualmente le rendicontazioni prodotte periodicamente dalle ONP: lista spese; documentazione di supporto; budget forecast update.
• Verificare con precisione la coerenza tra i report economico finanziari e il budget sottoscritto originariamente.
• Richiedere alle ONP, laddove necessario, integrazioni di dati e/o documenti riguardanti le rendicontazioni ricevute, monitorando il follow-up delle richieste.
• Interfacciarsi con le ONP, in stretta collaborazione con i/le Project e Programme Officer, per tutta la durata dei progetti, con modalità diverse e in particolare con momenti di allineamento online definiti.
• Svolgere, se necessario, missioni di monitoraggio amministrativo-finanziario presso le sedi delle organizzazioni coinvolte.
• Gestire l’archiviazione della documentazione relativa alle rendicontazioni prodotte dalle ONP, utilizzando gli strumenti forniti da CESVI in termini di server e software.
• In caso di audit di progetto, predisporre la documentazione necessaria.
• Predisporre aggiornamenti frequenti sullo stato di avanzamento delle attività, da condividere con Programme Officer e Programme Manager.
• Svolgere queste attività in conformità con le regole di CESVI, con particolare riferimento alle procedure di procurement e in generale della Guida alla gestione del contributo dei progetti Formula.

Requisiti Essenziali

• Diploma di Laurea o titolo superiore in Economia, Scienze Politiche o equivalente.
• Almeno 3 anni di esperienza nella gestione finanziaria e amministrativa di progetti in ambito sociale e/o educativo in Italia, finanziati da nazionali e internazionali, pubblici e privati: dallo sviluppo del budget per nuove proposte e bandi, al monitoraggio finanziario e follow up, al reporting interno ed esterno, alla gestione dei partner dal punto di vista finanziario e amministrativo.
• Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione dei principali finanziatori istituzionali e privati, nazionali e/o internazionali.
• Forte capacità di budgeting e gestione finanziaria, in particolare forte padronanza di strumenti di previsione, monitoraggio finanziario e di follow-up.
• Ottima conoscenza e capacità nell’organizzazione di documentazione di supporto (contratti, timesheet, relazioni di missione, preventivi, giustificativi di spesa e di pagamento, ecc.) relativamente alle spese e dichiarazioni richieste dai donatori.
• Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo, capacità di analisi rapida di questioni complesse e problem solving.
• Capacità di gestire il carico di lavoro e lo stress.
• Buone capacità interpersonali, comunicazione e facilità nel dialogare e collaborare con un team dislocato in località differenti sul territorio italiano.
• Ottime competenze informatiche (pacchetto Office -in particolare Excel-, contabilità).
• Buona capacità di comunicazione e scrittura in inglese

Requisiti desiderabili

• Pregressa esperienza nella gestione di audit di progetto.
• Domicilio in Provincia di Bergamo o nella Città metropolitana di Milano.

SAFEGUARDING

CESVI applica una politica di tolleranza zero contro ogni forma di abuso, sfruttamento e/o danno arrecato a un bambino o a un adulto vulnerabile da parte di membri dello staff o dai partner dell’Organizzazione.

L’impegno di CESVI ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di selezione del personale che prevede controlli meticolosi, quali il controllo del casellario giudiziale o la verifica di condanne precedenti. Questa procedura è finalizzata a garantire la protezione di bambini e di persone vulnerabili e la prevenzione di qualsiasi forma di abuso. Tali verifiche costituiscono parte integrante del processo di selezione del personale.

TU 81-08

CESVI presta particolare attenzione alla salvaguardia della salute di tutte le risorse umane dell’Organizzazione e dunque a tutela del collaboratore è prevista, prima della partenza, la valutazione di idoneità alla posizione per ciascuna missione. Tale valutazione sarà a carico del medico competente dell’Organizzazione, che esaminerà anche le coperture vaccinali.

A causa dell’elevato numero di candidature ricevute, non ci è possibile dare un riscontro a tutti i candidati. Solamente i profili che rientrano in short-list e contattati per un primo colloquio verranno aggiornati sullo stato della loro candidatura.

Altre informazioni

Sede di lavoro: Milano e/o Bergamo (Italia) principalmente lavoro in remoto.

Tipo di contratto: Collaborazione coordinata e continuativa (CO.CO.CO.) di 12 mesi, rinnovabile.

Inizio: Giugno 2025.