Job description

Coordinatore Regionale Amministrativo e Finanziario Africa Ovest

Area: Africa Ovest

Paesi: Senegal, Gambia, Ghana, Mali e Nigeria

Sede di lavoro: Ufficio VIS a Dakar (Senegal), con missioni nei paesi della regione Africa Ovest

Diretto referente: Coordinatore dell’ Unità Pianificazione e Controllo in sede (Italia)

Partenza: immediata

Durata: 12 mesi (rinnovabile)

Invio candidature: [email protected], oggetto CRPC Africa Ovest. Si richiede il CV, lettera di motivazione e le Referenze (almeno 2 contatti).

Solo i profili che rispettano i requisiti richiesti verranno contattati.

Finalità

La posizione ricoperta dal/la Coordinatore Regionale Pianificazione e Controllo (CRPC) persegue duplice finalità:

Il CRPC ha la finalità di garantire il buon funzionamento delle attività del VIS nella Regione in cui esso opera, e nello specifico rappresenta la figura di riferimento, per il coordinamento e monitoraggio delle attività amministrativo-finanziarie relative ai programmi del VIS nei Paesi di competenza.

Contribuisce quindi a migliorare l’efficacia, l’efficienza, l’impatto e la sostenibilità degli interventi del VIS in favore dei gruppi target e nei settori di interesse secondo la Programmazione Strategica Generale del VIS e la Programmazione strategica dei paesi.

Responsabilità

Il CRPC è il responsabile, tramite i diversi referenti amministrativi Paese, della corretta gestione amministrativa nell’area di competenza, del monitoraggio amministrativo-finanziario degli interventi in corso e della pianificazione e progettazione finanziaria di quelli futuri, relativamente all’area di interesse.

Attività e risultati attesi:

Il CRPC sarà responsabile, nello specifico, delle seguenti attività:

  • Elaborare il documento di programmazione annuale operativa e finanziaria per ogni paese della Regione Africa Occidentale in coordinamento con l’Unità Pianificazione e Controllo (UPC). In particolare coordinare il processo di raccolta dati in loco realizzato dal Responsabile Amministrativo Locale (RAL) sulla base delle indicazioni ricevute da UPC.
  • Fornire adeguato supporto ai Responsabili Amministrativi Locale, nella formulazione di budget per nuove proposte progettuali e di piani finanziari per progetti in corso.
  • Validare la programmazione finanziaria dei progetti in corso elaborata dai RAL, nei diversi paesi della regione.
  • Collaborare con l’Unità di Pianificazione e Controllo per la  predisposizione di  documentazione necessaria per l’avvio dei progetti .
  • Gestire l’apertura della posizione completa sul gestionale GIVE e successivamente caricare i piani finanziari.
  • Trasmettere all’ufficio di Contabilità Generale la copia della  documentazione utile per iscrizione a bilancio.
  • Garantire il rispetto delle procedure di reclutamento e amministrative (Contratti, buste paga, etc) del personale locale, fornendo un adeguato supporto ai RAL Paese.
  • Autorizzare i piani per gli acquisti e lavori, trasmessi dai RAL, dopo averne verificato il rispetto delle procedure previste per acquisti  e lavori, secondo le soglie.
  • Supervisionare la gestione delle attività amministrative, in loco, condotta dai Responsabili Amministrativi Paese, provvedendo al controllo mensile delle riconciliazioni casse e banca e della Prima Nota, trasmessi dai RAL Paese.
  • Verificare e validare lo stato di avanzamento finanziario dei progetti in corso, con il coinvolgimento dei RAL Paese.
  • Autorizzare e trasmettere all’UPC, le richieste di invii in loco di tranche finanziarie, in coordinamento con la Coordinatrice Regionale Programmi, dopo averne verificato la pertinenza.
  • Condurre missioni di monitoraggio e di studi di fattibilità nella regione Africa Ovest, coordinandosi di volta in volta anche con il Coordinatore Regionale Programmi, per garantire una maggiore efficienza dell’intervento.
  • Coordinare l’elaborazione del report finanziario intermedio e finale ed eventuali variazioni del contratto di finanziamento da sottoporre al donatore, dando un adeguato supporto al RAL che si occuperà della prima stesura.
  • Il CRPC sarà responsabile della revisione finale e della messa alla firma, dei rendiconti amministrativo-contabili da presentare al donatore.
  • Preparare la documentazione richiesta da Auditor interni ed esterni, in collaborazione con il Responsabile Amministrativo del Paese.
  • Gestire relazioni esterne con i diversi stakeholder (Partner di progetto, Donatori, Istituzioni locali, controparte religiosa, etc.)
  • Responsabile della stesura di MoU con i partner locali e internazionali.
  • Responsabile della gestione del personale amministrativo espatriato nei vari paesi della regione di riferimento (ferie, permessi, valutazioni, coordinamento…), fornendo un adeguato supporto e accompagnamento.
  • Collaborare con l’unità Risorse Umane nella selezione, formazione e valutazione del personale amministrativo espatriato.
  • Svolgere ad interim le funzioni di Responsabile Amministrativo Paese (RAL) qualora si verificasse un gap temporaneo, qualora la figura non sia prevista o qualora gli interventi vengano gestiti operativamente dalla controparte locale.
  • Supervisionare le budget line di  eventuali attività progettuali in Italia e inserire le spese nel software gestionale.

Requisiti

Conoscenze:

  • Laurea in discipline economiche o affini
  • Ottima conoscenza del pacchetto Office in particolare Excel e di applicativi di contabilità. La conoscenza  del software gestionale GIVE è preferibile.
  • Conoscenza dei principali strumenti del project management (PCM, Log Frame, etc.)
  • Conoscenza delle procedure amministrative dei principali donatori istituzionali.
  • Ottima conoscenza della lingua francese e inglese scritta e parlata
  • Buona conoscenza della lingua italiana

Competenze:

  • Ottimo background teorico e comprovata esperienza (almeno 5 anni) nella gestione amministrativa di progetti di sviluppo particolarmente in Africa sub-sahariana;
  • Pregressa esperienza di coordinamento e supervisione di staff locale ed espatriato.
  • Esperienza pregressa di rendicontazione finanziaria di progetti finanziati da donatori istituzionali.
  • Conoscenza delle procedure di acquisto dei principali donatori istituzionali.

Capacità:

  • Capacità di supervisione e ottica d’insieme degli aspetti economico finanziari
  • Disposizione al lavoro in équipe ed al confronto con controparti locali strutturate e con controparti religiose
  • Buona capacità di gestione di picchi di lavoro
  • Buona capacità di gestione degli imprevisti e buona attitudine al problem solving
  • Affidabilità e scrupolosità.

Costituirà requisito preferenziale:

  • Precedente esperienza nello stesso ruolo e/o nella stessa area geografica
  • Precedente esperienza di gestione amministrativa di interventi di micro-credito, fondi di rotazione e strumenti affini