Job description

Titre du Projet: Chef de Base – RDC

Location: Nord-Kivu, Sud-Kivu, Ex-Katanga, Tanganyika, Haut Lomami et Ituri.

Date de clôture: 12 juillet 2019

AVSI est présente dans l’Est de la RD Congo depuis 2002, avec des interventions dans les domaines de l’éducation, la protection, la santé, la sécurité alimentaire, l’eau, l’hygiène et assainissement.

En 2019, le staff d’AVSI en RDC compte environ 208 employés congolais et 10 expatriés.

Objectifs spécifiques:

  • Appuie/supporte les activités de la base
  • Supervision du Département logistique
  • Supervision du Département administration et RH
  • Responsable de la sécurité
  • Représentation

Responsabilités

Animation

  • Le Chef de base doit jouer un rôle d’animateur, donner des directives de travail et des conseils, il doit motiver son équipe, expatriée et nationale et doit être à l’écoute du personnel.
  • Il encourage et maintient les outils d’animation d’équipe déjà existants (notamment les meetings staff) et éventuellement en met de nouveaux en place.
  • Il doit contribuer à instaurer un climat de travail favorable et doit jouer un rôle de moteur et d’initiateur, il responsabilise les gens et fixe des objectifs précis et réalistes.
  • Il doit organiser des formations régulières et continues du staff.
  • D’une façon générale il s’assure que les départements de service (administration et logistique) soient opérationnels et remplissent leur mission de support des programmes
  • Il effectue des rapports réguliers au CdM

Supervision du Département Logistique

  • Assure la gestion quotidienne de tous les aspects logistiques de la base.
  • Met en place et supervise l’entretien du bureau, de la base vie expatriés et de toutes les autres structures AVSI, ainsi que la maintenance de toutes les installations.
  • Supervision des activités des opérateurs radio, briefing, sécurité, équipement
  • Supervision des équipes gardien, planning, briefing, consignes, équipement, etc.
  • Supervision des équipes log, log assistant, magasinier, assistant, journaliers
  • Gestion, maintenance et suivi des équipements; parc auto-moto et générateurs, parc informatique, parc des moyens de communication et autres
  • Affectation pertinente et le bon fonctionnement de tous les moyens de communication radio HF, VHF, téléphones et Thuraya
  • Rapports logistiques mensuels: équipement, suivi et état des stocks, inventaires, suivi du parc auto-moto, etc.
  • Gestion des approvisionnements et des stocks
  • Supervision de tous les achats locaux de produits ou de services
  • Supervision de la gestion et le suivi des stocks

Supervision du Département Administration et RH

  • Il recrute et forme le personnel logistique et administratif de la base selon les procédures de la mission et en collaboration avec la coordination.
  • Il est en charge de la gestion du personnel, du suivi des contrats.
  • Il valide et signe tous les contrats et documents officiels.
  • Il valide mensuellement la base de données du staff mise à jour.
  • L’évaluation régulière de son staff est sous sa responsabilité.
  • Il supervise la comptabilité des bases.
  • Il s’assure que l’administrateur de base fasse des contrôles journaliers de caisse, certifie avec un contrôle direct les comptages de caisse à la clôture de la compta chaque mois et organise des contrôles de caisse de façon inopinée.
  • Il gère les caisses principales, autorise les avances et supervise les dépenses effectuées sur les bases.
  • Il approuve toutes les dépenses logistiques et programmes effectuées sur la base.
  • Il compile le prévisionnel mensuel et s’assure des demandes de trésorerie
  • Il est responsable de la sécurité de l’argent.

Responsable de la sécurité

Le Chef de base est le responsable de la sécurité, il supervise en collaboration avec le CDM, le Security Manager et le Log, tout ce qui se rapporte à la sécurité, celle des expatriés, du staff, des bénéficiaires, des structures et des biens AVSI.

  • S’assure du respect par tous des consignes et des procédures de sécurité de base.
  • Garantit la mise en place et l’application et le bon suivi du plan de sécurité des bases et du plan sécu mission ainsi que des diverses consignes données par le CDM.
  • Recherche active et développe un réseau de collecte d’information de sécurité notamment auprès du staff, des autres intervenants et ONG mais aussi auprès des autorités locales et de toute autre source.
  • S’imprègne du contexte national et local ainsi que de son environnement, afin de mieux appréhender et comprendre la situation locale dans laquelle AVSI doit évoluer.
  • S’assure du bon état de fonctionnement et de l’existence de tous les outils de sécurité, véhicules, moyens de communication, malles d’urgence, kit brousse.
  • Mise à jour de tous les documents sécuritaires des bases (notamment le plan de sécurité) ainsi que les différentes procédures (notamment procédures d’évacuation) en accord avec le CDM, le Security Manger et le Log, suivant les besoins et l’évolution de la situation.

Représentation

Le Chef de base est le représentant officiel d’AVSI sur la base sous sa responsabilité.

  • Il entretient des contacts transparents, courtois et réguliers, en toute indépendance, avec les autorités locales
  • Il est responsable d’établir et de maintenir des relations de travail nécessaires et de représenter AVSI auprès de tout autre organisme international.
  • Il informe les autorités locales et les autres intervenants sur la charte, le mandat et la stratégie locale d’AVSI. Il joue aussi ce rôle auprès du staff AVSI.
  • Il sert de relais en coordination externe pour les informations pertinentes de sa base, en lien avec la Responsable Programme et participe aux réunions de coordination externe (clusters, meetings OCHA).
  • Il suit l’évolution de la situation humanitaire sur sa Province et rapporte à la Coordination de Goma.

Expériences et qualifications requises

  • Disposer d’un diplôme universitaire ou équivalent en Gestion, Administration, sciences économiques et sociales.
  • Disposer d’au moins 5 années d’expériences de gestion de bureaux et de la gestion des projets (expérience de travail en Afrique et/ou en RDC et/ou dans des contextes de conflit/post-conflit est un atout).
  • Expérience précédente de la gestion d’une équipe.
  • Expérience en matière de gestion budgétaire, y compris les donateurs institutionnels.
  • Expérience en gestion de la sécurité dans des environnements non-sécurisés.
  • Représentation sur le terrain avec les principales parties prenantes et coordination avec d’autres ONG et ONU.
  • Capacité à rédiger des rapports clairs et bien argumentés.
  • Avoir une bonne maîtrise du français un bon niveau de communication en anglais.
  • Posséder de fortes expériences pour la formation et l’encadrement d’un personnel de haut niveau ainsi que des capacités avérées de supervision et de leadership.
  • Excellente capacité organisationnelle, flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail
  • Excellente capacité de travailler sous pression
  • Excellente gestion du stress, capacité à s’adapter à un environnement simple.
  • Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible, instable et complexe et dans un environnement multiculturel, goût pour le travail de terrain.
  • Excellentes capacités de négociation et communication.
  • Etre disposé à effectuer de missions régulières de supervision sur le terrain.
  • Avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook, Gestionnaire de Base de données…).

Comment postuler:

Envoyez votre CV a:  [email protected]

Merci de préciser dans l’objet de l’e-mail le code du poste vacant pour lequel vous postulez. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Code: 2419-CB-RDC

Inclure aussi:

  • Nom, fonction et contacts (téléphone et mail) de deux arbitres
  • Première date de disponibilité de prendre place dans le domaine

Info su AVSI

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